Koska’nın başarısı kaç yıldır ülke sınırlarını aşmış durumda? Toplam kaç ülkede Koska ürünleri satılıyor?

Zeynep Hande Eryiğit: Bundan 37 yıl önce ilk ihracatımıza Polonya ile başlamışız, babam tırlarımızın üzerine Polonya ve Türkiye dostluğunu simgeleyen görseller ve yazılar yazdırmıştı, çocuktum hayal meyal hatırlıyorum. 90’lı yıllarda 30-40 ülkeye, şimdi ise 78 ülkeye ihracat yapıyoruz.

Dijital dönüşümün Koska’ya ne gibi etkileri oldu?

Zeynep Hande Eryiğit: Firma büyüdükçe ister istemez sağlıklı çalışabilmek için bir sisteme ihtiyaç duyuyorsunuz. Biz bunu ilk önce kullandığımız programın yeterli olmadığı yerlerde bize özel yazılımlar ekleyerek çözmeyi hedefledik, gerçekten de yaklaşık 7-8 yıl bu şekilde ilerledik. Bundan 4 sene önce maliyet ve üretim planlama konusunda ekstra bir program ihtiyacı hissettik ve IFS ile karşılaştık Aslında ilk önce yeni bir ERP programı alma gibi bir fikrimiz hiç yoktu, bunca yıl bir sürü ek yazılım almıştık, kurulumu için epey uğraşmıştık, en son IFS’e geçmeden 2 yıl önce bir süreç yönetim programı almıştık, her şey sil baştan olacaktı. Aslında IFS Türkiye ile yapacağımız toplantı davetinin de amacı sadece maliyet ve planlama modülü hakkında görüşmek ve var olan programlarımıza yeni modül ile ekleme yapmaktı. Çünkü zaten mevcut programlarımız ile süreçlerimizi kontrol edebiliyor ve yönetebiliyorduk. Ancak toplantılardan sonra kendi durumumuzu da tespit etme imkanımız oldu, başka bir firmanın objektif bir şekilde sizi incelemesi çok ciddi yararlar sağlıyor. İlk başta 13 yama yazılım ile çalıştığımızı duyduğumda hiç haberim yokmuş, sanki ben almamız için hiç çaba sarf etmemişim gibi şaşırdım… Zaman içinde nerede ihtiyaç olduysa oraya bir yama yapmışız, sonuç almadık değil elbette, onların da geçiş sürecinde çok faydası oldu.

Dijital dönüşüm sürecinizde şu an hangi noktadasınız?

Zeynep Hande Eryiğit: Dijital dönüşüm sürecine aslında çok da fark etmeden yaklaşık 8-9 sene önce başladık. Çünkü şirketin büyümesi zaten ister istemez bazı gereksinimleri beraberinde getiriyor. Daha önce anlattığım gibi yama programlarla başladık işe. Zannederim en büyük sorunları o dönemde göğüsledik, süreçlerimizi oturtma dönemini uzun bir zamana yaydık. Tabii ki IFS’e geçiş sürecimiz hiç sancısız oldu diyemem, elbette sistem değiştirmenin türlü zorluklarını biz de yaşadık ama firma içinde ERP’den sorumlu müdürümüz gerçekten süreci çok başarılı yönetti. 135 kullanıcının bulunduğu bir sistemi 2.5 ay içinde hayata geçirdik. Üstelik, ilk geçiş yaptığımız günde bile birçok modülümüzü firmamızın işleyişine göre geliştirmeler yaparak kullanılmasını sağladık.

Bugün her firma gibi bizim için de çok önem taşıyan maliyet, üretim planlama, insan kaynakları, hedef performans ve prim yönetimi dahil birçok firmanın can damarı sayılabilecek kritik konuyu sistemimiz üzerinden yönetebiliyoruz.
Eski programlarımızı da kendimiz geliştirme yaparak kolaylıkla yeni siteme entegre ediyor durumdayız.

BİLGİ GÜVENLİĞİMİZ EN ÜST NOKTADA

Dijital dönüşümünü tamamlamış bir şirket olmanın hangi avantajlarından faydalandınız?

Zeynep Hande Eryiğit: Bizim için en önemlisi bilginin tek bir platform üzerinden, istediğiniz kişiyle, istediğiniz miktarda yönetilebiliyor olmasıydı. Bir versiyon yenilenmesinde 13 firma ile tek tek konuşulması, her birinin ayrı yönetilmesi, aksamalar yaşanması konularıyla uğraşmıyoruz. Bilgi güvenliğini en üst seviyede tutabiliyoruz.

Tabii bizim süreçlerimizi rahat takip edebilmek açısından müşterilerimiz ve tedarikçilerimiz ile de bilgi akışını sağlamak için entegre çalışmalarımız vardı. Bu çalışmaların ERP ile beraber devamlılığı ve entegre edilebilmesi ya da yeni geliştirmeler yapılması önemliydi. Bu süreçte satış kanallarımız ile de entegrasyonlarımızı çok daha geliştirerek ERP’den anlık bilgi aktarımları ile bilgilendirmeler yapıyoruz. Örneğin müşterilerimiz siparişlerinin hazırlanma aşamasında mı yoksa tamamlanıp nakliye sürecinde mi olduğunu gönderilen otomatik bilgilendirme mesajları ile bilgi sahibi olmakta.

Dijital dönüşümünüzü başlatmanızla birlikte sizin çalışma şekliniz ve çalışan verimliliğiniz ne yönde değişti? Bunların şirket karlılığında nasıl etkileri oldu?

Zeynep Hande Eryiğit: Gıda firması olduğumuz için bizim için en önemli konulardan biri, gıda güvenliği ve izlenebilirliği sağlamak. Tek bir tuşla hangi ürünün hangi hammaddelerle, hangi miktarda, hangi ekip tarafından üretilip, hangi tarihte hangi müşterilere gittiğini saniyeler içerisinde öğrenebiliyoruz. Evet eskiden de bunu mecburen takip ediyorduk ama farklı yazılımlardaki bilgileri birleştirmek ciddi bir zaman alıyordu ve hatalara yol açabiliyordu. Ayrıca firma olarak en önemsediğimiz konu her zaman çalışanlarımızın daha az efor harcayarak düşünme güçlerini daha doğru noktaya kanalize etmek olmuştur. Dijital dönüşümün en önemli getirisi çalışanlarımızın gereksiz zaman harcayarak yaptıkları işleri sistemin yapabileceği hale getirmek. Örneğin yukarıda bahsettiğim bazı geliştirmeler sayesinde müşterilerimizin de sipariş süreçlerini kendileri takip edebileceği sistemler kurulduğundan, müşterimizin de çalışanlarımızın da telefon ve mail trafiklerini azaltarak zamanlarını verimli kullanmalarını hedefliyoruz. Tüm iş ortaklarımız için bilgi aktarım süreçlerini kişiler değil de sistemin yapabileceği bir çalışma modülü kurarak bilgi akışının sistem üzerinden otomatik olmasını sağlıyoruz. Ayrıca ERP sürecimizin başlangıç kaynağından biri maliyet. Maliyet modülünü oturtmak için öncelikli olarak diğer tüm süreçlerinizi tamamlamış ve doğru işletmiş olduğunuzdan emin olmalısınız. Biz firma olarak 2020 yılı itibari ile maliyetin tüm süreçlerini yönetebilir olduk. Özellikle maliyet ile beraber de bölümlerin iş süreçlerini daha hızlı ve doğru analiz edebilir durumdayız. Eksik, yanlış yapılan tüm süreçler maliyet çalıştığında çok daha net analiz edilebiliyor. Bunların hepsini bir kişinin tek tek gözlemlemesi imkânsız. Bunun yerine sistemin neden-sonuç analizini yapmasını sağlayarak biz değerli çalışanlarımızın da zamanını aksiyon ve düzeltmeye daha da çok odaklanmasını sağladığını düşünüyorum. Çalışanlarımızın alınacak olan aksiyon ve önlem kriterlerine odaklanmasını sağlamış olup mümkünse bunların da sistem üzerinden otomatik uyarı mesajları ve bilgilendirmelerle yapılmasını planlıyoruz.

PANDEMİ DÖNEMİ ÜRÜNLERİMİZE TALEP ARTTI

Pandemi ile birlikte iş dünyası ağırlıklı olarak evden çalışma modeline geçiş yaptı.
Gıda sektörü bu modele nasıl adapte oldu?

Zeynep Hande Eryiğit: Biz de Covid ile karşılaştığımız andan itibaren birkaç gün içerisinde evden çalışma modeline geçtik. Elbette gıda şirketleri finans sektörü gibi neredeyse tüm çalışanları evden çalıştırma ihtimaline sahip değil. Gıda üretimi yapmak zorundaydık, üstelik ürünlerimizin çok büyük bir kısmının bağışıklığı yükseltici özelliği olduğu için ve doğal ürünler olduğu için müşterilerimizden gelen talepler oldukça arttı. Buna rağmen bu dönemde beyaz yaka çalışanlarının %90’ını evden çalıştırma imkânımız oldu, Dijital dönüşümümüzün bu süreçte de pozitif etkilerini gördük.

Bundan sonra gıda sektörü ne yapacak? Gıda sektörünün yeni teknolojileri nasıl şekillenecek?

Zeynep Hande Eryiğit: Bu döneme girdiğimizde biz nispeten şanslıydık, sistemde birçok şeyi oturtmuştuk, birçok teknik çalışmayı evden yönetebildik. Gıda üreticisi olduğumuzdan dolayı zaten tüm çalışanlarımızın özel kıyafetleri, maske, kolluk, bone kullanma zorunluluğu bu süreçten önce de vardı. Üretime başlamadan önce, her hat değişiminde ve her gün sonunda dezenfekte işlemleri yapıldığından çok önemli bir değişim yaşamadık. Ama daha az insanın bir arada olmasını sağlamak için vardiyalarımızı üçe böldük, servislerimizi iki katına çıkardık, yemek ve mola saatlerimizi bile çok küçük gruplara bölmek durumunda kaldık, kahvaltılarımızı tek tek poşetleyerek elemanlarımıza sunduk, tuvalet sayılarını bile arttırdık, iki gün içerisinde hazır modüler tuvaletlerden ekledik. Her vardiyada işi durmaksızın sadece dezenfeksiyon yapma olan görevliler oluşturduk. Pandemi dönemi çok kısa bir dönem olacak gibi durmuyor maalesef, gıda sektöründe de dijital bir dönüşüm içine girmemiş olan her firma artık buna kendini mecbur hissedecek veya geride kalmaya mahkûm olacak.